Le règlement intérieur


Article 1 : Objectifs

L’objectif de ce règlement intérieur est de préciser les statuts et de décrire les modalités pratiques de fonctionnement des organes du Club. 

Article 2 : Champs d’application

Ce règlement s’applique à toute personne œuvrant pour la réalisation de l’objet du Club tel que décrit dans les statuts. Il doit être conforme aux statuts et, dans le cas de divergence d’interprétation, ce sont les statuts qui font foi. Tous les membres du Club ont le droit d’avoir connaissance de ce règlement.

Article 3 : Mise à jour du règlement intérieur

Le règlement intérieur est rédigé et éventuellement modifié par le comité qui le soumet pour approbation à l’assemblée des membres.

Article 4 : Missions et prérogatives du comité

Il s’agit des missions et des prérogatives suivantes :

  • Détermine les activités du Club en accord avec son objet, en fixe les orientations et les objectifs,
  • Se saisit de toute question intéressant la bonne marche du Club et règle par ses délibérations les affaires le concernant,
  • Assure la gestion administrative et financière du Club,
  • Applique les décisions votées en Assemblée Générale,
  • Embauche ou licencie tout personnel, salarié ou non, nécessaire à son fonctionnement, et décide de toutes les questions concernant les relations entre le personnel et le Club, 
  • Délègue les travaux aux membres et assure leur surveillance,
  • Décide du montant des droits d’inscription aux différentes activités, ainsi  que de celui des
    différents  services proposés (commande de fournitures et de livres, kermesse, album photos,…)
  • Décide du montant des salaires versés aux différentes personnes embauchées par ses soins, 
  • Convoque l’assemblée des membres et fixe les ordres du jour des Assemblées Générales,
  • Soumet à l’assemblée des membres son rapport moral et financier et rédige les résolutions soumises au vote, 
  • Établit un règlement intérieur précisant les modalités pratiques de fonctionnement et le soumet à l’assemblée des membres pour approbation,
  • Procède aux contrôles et vérifications qu’il juge nécessaires,
  • Choisit la banque, autorise l’ouverture et la fermeture des comptes et représente le Club lors de toute négociation avec cette banque,
  • Choisit un cabinet comptable pour réaliser la gestion comptable du Club selon les règles comptables, fiscales et légales en vigueur, et pour arrêter les comptes qui seront présentés à l’assemblée des membres pour approbation;
  • Décide des moyens d’action,
  • Propose le montant de la cotisation à l’assemblée des membres, la période de cotisation associée et le délai de son paiement,
  • Le comité est responsable de ses actions vis à vis de l’assemblée des membres.

Article 5 : Définitions de fonction des postes des membres du comité

 Président

  • Il représente le Club dans tous les actes de la vie civile vis à vis d’autrui.
  • Il préside les réunions du comité.
  • Il a la responsabilité vis-à-vis de l’assemblée des membres de tous les actes du Club, ainsi que du bon fonctionnement des organes du Club.
  • Il peut déléguer certaines de ses attributions à un ou plusieurs membres du Comité. Cette délégation se fera pour une durée limitée et sera documentée.
  • En cas d’empêchement ou d’absence, ses fonctions et ses responsabilités sont déléguées au vice-président. Cette délégation se fait de manière limitée dans le temps et sous sa
    responsabilité.
  • Il autorise le trésorier du Club à effectuer les actes comptables.
  • Il est autorisé de manière limitée à faire fonctionner le compte bancaire du Club.

 

Vice-président

  • Il seconde le président dans ses missions.
  • Il remplace le président en cas de besoin.

 

Trésorier

  • Il suit tous les mouvements de fonds.
  • Il assure les relations avec le cabinet comptable chargé de gérer la comptabilité du Club.
  • Il documente toutes les opérations qu’il effectue.
  • Il effectue les paiements autorisés par le président et reçoit les sommes versées au Club.
  • Il a le droit de disposer, dans l’étendue définie, du compte sur lequel sont déposées les ressources financières du Club.

 

Secrétaire

  • Il rédige les comptes-rendus des réunions et Assemblées Générales,
  • Il archive les documents administratifs du Club, excepté ceux qui concernent la comptabilité.
  • Le secrétaire est élu par le comité au sein des membres du comité et cette fonction peut être cumulée avec la fonction de président, vice-président, trésorier, responsable des activités ou responsable de la communication avec l’école.

 

Responsable des activités

  • Le responsable des activités est élu par le comité au sein des membres du comité et cette fonction peut être cumulée avec la fonction de président, vice-président, trésorier, secrétaire ou responsable de la communication avec l’école.
  • Il gère les activités en collaboration avec les autres membres du comité, 
  • Il gère les contacts avec les personnes embauchées par le Club pour réaliser ces activités : intervenants, assistants, bénévoles ou rémunérées,
  • Il gère le planning de présence et de remplacement des intervenants et assistants,
  • Il s’assure que les parents ont été prévenus en cas d’annulation d’une activité,
  • Il avise les intervenants de toutes absences justifiées des enfants,
  • Il s’assure que les activités sont réalisées conformément aux exigences de sécurité et au règlement intérieur du Lycée Français de Prague, notamment en ce qui concerne l’utilisation des locaux,
  • Il s’assure que les intervenants et assistants d’une part, et les parents d’autre part, respectent les chartes de bon fonctionnement les concernant.

 

Responsable de la communication avec l’école

  • Le responsable de la communication avec l’école est élu par le comité au sein des membres du comité et cette fonction peut être cumulée avec la fonction de président, vice-président, trésorier, responsable des activités ou secrétaire.

 – Interface entre le Club et le Lycée Français de Prague

  • Il établit et maintient des contacts avec la Direction, notamment la Direction de l’école primaire.
  • Il gère les demandes formulées auprès de la Direction en ce qui concerne la mise en place des activités (disponibilité des locaux, distribution des documents, organisation des inscriptions,…) ou des évènements (dates, organisation,…).

–  Interface entre les parents d’élèves et les instances scolaires

  • Il participe aux organes de concertation.
  • Il fait connaître et fait valoir l’opinion des parents d’élèves auprès des autorités.
  • Il instaure une collaboration entre les parents d’élèves d’une part, le corps enseignant et les autorités scolaires d’autre part.
  • Il favorise la participation des parents à la vie scolaire et parascolaire de leurs enfants.
  • Il assure la représentation des parents dans les instances existantes.

Article 6 : Début et fin de fonction – Démission et remplacement

Élection des membres du comité

  • L’élection des cinq membres du comité se fait lors de l’Assemblée Générale, par scrutin individuel Les membres du comité doivent être membres du Club.
  • Lors de la 1ère réunion du nouveau comité, le comité désigne en son sein son président, son vice-président et son trésorier. Puis il désigne le secrétaire, le responsable des activités et le responsable de la communication avec l’école.
  • Le mandat des membres du comité a une durée de 2 ans.

Démission – remplacement

  • En cas de démission ou de départ du président au cours de son mandat, le vice-président le remplace jusqu’à la fin de son mandat.
  • En cas de départ de l’un des autres membres du comité, ou en cas de changement de fonction du vice- président, son remplacement est assuré de façon intérimaire par l’un des membres du comité avec l’approbation des autres membres du comité jusqu’à la fin de son mandat.
  • Si plus de deux membres quittent le comité, une assemblée générale est convoquée pour des élections. 

Fin du mandat du comité

  • Le mandat des membres du comité expire après la réunion de la deuxième assemblée générale annuelle suivant leur élection.

Transition entre ancien et nouveau comités

  • Il est demandé aux membres sortants d’assurer la transition et de transmettre aux nouveaux membres toutes les informations nécessaires.
  • La prise en charge définitive de la fonction de trésorier sera documentée.  

Article 7 : Fonctionnement du comité

  • Le comité se réunit selon les besoins.
  • Les réunions font l’objet d’un compte-rendu dans lequel les décisions sont documentées.

Article 8 : Gestion des personnes employées par le Club

  • Toute personne employée par le Club, salariée ou bénévole, assistant ou intervenant, permanent ou temporaire, doit faire l’objet d’un contrat.
  • Seules les personnes facturant leur prestation ne font pas l’objet d’un contrat.

Article 9 : Chartes de bon fonctionnement

  • Le comité rédige et met à jour une charte de bon fonctionnement entre les parents et le Club, ainsi qu’une charte de bon fonctionnement entre le Club et les personnes employées.
  • Ces chartes sont respectivement remises, soit aux parents au moment de l’inscription des enfants aux activités, soit aux personnes employées lors de leur entrée en fonction.

Article 10 : Tenue des réunions de l’assemblée des membres

  • L’assemblée des membres est convoquée en Assemblée Générale par le comité au moins une fois par an.
  • Le comité peut également inviter comme observateurs, avec possibilité de participer aux débats, les membres suivants du Lycée Français de Prague : le Proviseur, le Directeur de l’école primaire, le Conseiller Principal d’Éducation et l’Agent Comptable.
  • Le comité peut également inviter d’autres personnes qu’il jugera utiles aux débats.
  • Les personnes invitées non membres du Club n’ont pas de voix lors des votes.
  • Les membres sont informés par une convocation (s’ils ont transmis leurs coordonnées au club) mentionnant l’ordre du jour et qui peut être accompagnée d’un pourvoi ou d’un formulaire de vote par correspondance. L’information se fera également par voie d’affichage au Lycée Français de Prague.
  • Il est tenu une feuille de présence sur laquelle chaque membre présent aura émargé et sur laquelle seront comptabilisés les pourvois représentés et les votes par correspondance.
  • Chaque membre pourra avoir un maximum de deux pourvois.
  • L’assemblée des membres est apte à statuer si plus de la moitié des membres y sont présents ou représentés. Si La majorité de plus de la moitié des membres ne se réunit pas à l’heure fixée, le début des délibérations de l’assemblée des membres est reporté de 15 minutes.
    Si la majorité de plus de la moitié des membres ne se présente pas même après ce délai, l’assemblée des membres est réputée apte à statuer.
  • Les votes peuvent se faire à main levée ou avec bulletin, et les résultats des votes de l’assemblée des membres sont valides à la majorité simple des membres présents ou représentés, hors abstentions et nuls.
  • Il est tenu procès-verbal des séances.

Article 11 : Prérogatives de l’assemblée des membres

 L’assemblée des membres :

  • examine et approuve le rapport moral et financier du comité sur l’activité de l’exercice précédent,
  • décide des modifications des statuts,
  • approuve le règlement intérieur,
  • élit les membres du comité,
  • fixe le montant de la cotisation qui est valable jusqu’à la prochaine Assemblée Générale (dans le cas où l’assemblée des membres ne fixerait pas le montant de la cotisation, celui arrêté par la précédente assemblée resterait en vigueur),
  • peut décider d’examiner toute autre question concernant le Club.

Article 12 : Fonctionnement du fond de solidarité

  • Le Club peut alimenter un fond de solidarité destiné à soutenir les actions de l’école pour les familles en difficulté.
  • Ce fond de solidarité est alimenté par une partie de l’éventuel excédent budgétaire
  • Pour bénéficier du fond de solidarité, les familles doivent être membres du Club à jour de leur cotisation et doivent en faire la demande justifiée par courrier adressé au président du Club.
  • Les demandes seront traitées par le Club dans l’ordre de réception.
  • Le fond de solidarité peut intervenir pour un pourcentage maximal de 50% des sommes considérées, à concurrence d’une somme maximale de 5.000,00 Kc. De façon exceptionnelle, le comité peut décider d’intervenir pour la totalité de la somme considérée, à concurrence d’une somme maximale de 12.000,00 Kc.
  • Une même famille ne peut pas bénéficier du fonds de solidarité plus d’une fois dans l’année scolaire, ni même deux années scolaires consécutives.
  • Le comité est seul apte à décider d’attribuer ou non l’aide demandée à la famille. Cette décision se fera en examinant toutes les informations qui lui seront soumises par la famille pour justifier sa demande, ainsi qu’après discussion avec la Direction du Lycée Français de Prague.

Article 13 : Aide à l’achat d’équipements pour le Club et le Lycée Français de Prague

  • Dans le cas où la gestion des activités permettrait de dégager un excédent budgétaire, le comité peut décider de procéder à l’achat d’équipements pour le Club ou pour le Lycée.
  • La nature exacte de ces dépenses est décidée par le comité dans le cas de celles destinées à la réalisation de l’objet du Club et à sa gestion, et par le comité en concertation avec la Direction du Lycée pour celles destinées à l’école.

Article 14

Ce règlement intérieur est valide à compter de son approbation par l’assemblée des membres. Ce règlement intérieur est établi en langue tchèque. Le comité est obligé d’en assurer la traduction en langue française. L’AG reconnaît les deux versions. En cas de contradiction entre les deux versions, la version française prévaut.